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lunes, 28 de junio de 2010

SISTEMA INFORMATICO CONTABLE


Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.

La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías:

• la contabilidadfinanciera o la contabilidad externa.
• la contabilidad de costos o contabilidad interna.

LA CONTABILIDAD


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TECNOLOGÍA EN LA CONTABILIDAD

Las tecnologías de la información operan como motor del cambioque permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información. Ya anticipadas el papel de las tecnologías de la información como motor de cambio que conduce a una nueva era postidustrial que amenaza con dejar obsoletas todas las estructuras empresariales que no sepan adaptarse.

Al incorporar las tecnologías en la contabilidad se produce dos consecuencias:
mejoras en la velocidad (hacer lo mismo pero más rápido)


También pueden producir la tecnología cambios en diseños de sistemas de información.

El impacto de las tecnologías de la información en las prácticas y sistemas de información contable se distingue aquellas que solo afecta a aspectos cuantitativos y aquellos que permite que nuevo métodos de trabajo contable puedan llevarse a cabo o permite diseñar nuevos sistemas de información.


Las velocidades que obtenemos al utilizar un soporte informático:


• Obtener los balances y cuentas de resultados en tiempo real.
• Depositar las cuentas en los registros mercantiles por Internet a una gran velocidad.
• Liquidar los impuestos por Internet.
• Evitar facturas por intercambio electrónico de información.


PROGRAMAS INFORMÁTICOS


Es la unión de una secuencia de instrucciones que una computadorapuede interpretar y ejecutar.

Puede interpretar y ejecutar una o varias estructuras de datos que almacena la información, independiente de las instrucciones que dicha secuencia de instrucciones maneja. Para ello se usan lenguajes de programación que sirven para programar la secuencia de instrucciones requerida.


El software: reglas e instrucciones.Sabemos que el ordenador se compone de un conjunto de componentes conectados entre sí. Para que el ordenador funcione es necesario que haya unos programas que le digan paso a paso qué debe hacer. El software es el componente intangible de todo sistema informático y está formado por una colección de reglas e instrucciones que permiten establecer la relación entre el usuario y la máquina.

Tipos de programas.

Puede clasificarse en varios grupos: sistema operativo, lenguajes de programación y programas de aplicación.

La figura siguiente ilustra cómo el sistema operativo es el programamás cercano al ordenador y las aplicaciones los más próximos al usuario. A mitad de camino se sitúan los lenguajes de aplicación.

Tipos de programas entre el usuario y el equipo

Se denomina software, programática, equipamiento lógico o soporte lógico a todos los componentes intangibles de una computadora, es decir, al conjunto de programas y procedimientos necesarios para hacer posible la realización de una tarea específica, en contraposición a los componentes físicos del sistema (hardware).

Esto incluye aplicaciones informáticas tales como un procesador de textos, que permite al usuario realizar una tarea, y software de sistema como un sistema operativo, que permite al resto de programas funcionar adecuadamente, facilitando la interacción con los componentes físicos y el resto de aplicaciones.

El término software fue usado por primera vez en este sentido por John W. Tukey en 1957. En las ciencias de la computación y la ingeniería de software, el software es toda la información procesada por los sistemas informáticos: programas y datos.

SISTEMAS INFORMÁTICOS

Informática: es la ciencia que estudia el tratamiento automático y racional de la información, como soporte de los conocimientos y comunicaciones humanas, llevado a cabo mediante elementos automáticos, así como el conjunto de técnicas, métodos y máquinas aplicadas a dicho tratamiento.

De esta última definición podemos deducir que hay tanto una ciencia informática como unas técnicas informáticas.

Cuando se ocupa de la información como materia esencial de estudio, con esta información es

preciso: representarla en forma eficiente y automatizable, transmitirla sin errores ni pérdidas, y almacenarla para poder acceder a ella y recuperarla tantas veces como sea preciso procesarla para obtener nuevas informaciones más elaboradas y más útiles a nuestros propósitos

Sistemas informáticos: Conjunto de elementos interconectados o relacionados para el tratamiento de información. El más básico es un ordenador típico. Los más complejos son las redes, sistemas de procesamiento en paralelo.

En este término suelen incluirse los elementos físicos, el software, y otros relacionados. Así el contenido en hardware de una habitación en la que se encuentra instalado un ordenador también se puede denominar el sistema, es decir amplios elementos fabricados por distintas empresas y con diferentes cometidos. Suele contener este término el software básico, tal como el sistema operativo, y los compiladores, depuradores, enlazadores. También un conjunto de programas dedicados a una aplicación específica, lo que incluye este software, el básico, los soportes, la documentación, manuales de procedimiento.

Información: Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada. Podría entenderse que si no se consigue alguna de las dos finalidades señaladas, no habría información, pero es prácticamente imposible que no concurra alguna de ellas cuando un ser humano se encuentra ante una exposición de conocimientos. Para que la información sea la adecuada se tendrán que cumplir unos cuantos requisitos: precisión, significatividad, etc., que se expondrán más adelante.

Un sistema informático: es el sistema compuesto de equipos y personal que realiza funciones de entrada, proceso, almacenamiento, salida y control con el fin de llevar a cabo una secuencia de operaciones con datos. Estructuralmente un sistema se puede dividir en partes, pero funcionalmente es indivisible, en el sentido de que si se divide pierde alguna de sus propiedades esenciales. Por eso un Sistema Informático sin alguno de sus componentes no funcionaría.

COMPONENTES DE UN SISTEMA INFORMÁTICO

Componente físico : que se corresponde a la materia física de la máquina. Los elementos físicos constituyen el hardware del Sistema Informático, y se encuentran distribuidos en el ordenador, los periféricos y el sistema de comunicaciones. Proporcionan la capacidad de proceso y la potencia de cálculodel sistema informático, así como la interfaz con el mundo exterior.

Componente lógico o software: que hace referencia a todo aquello que no es materia y que en términos coloquiales se ha considerado programación. Está constituido por los conjuntos de instrucciones escritas en lenguajes especiales y organizados en programas, que hacen que el sistema físico pueda trabajar realizando diferentes tareas sobre los datos (genéricos o específicos). El software se encuentra distribuido en el ordenador, los periféricos y el sistema de comunicaciones.

Componente humano: constituido por las personas que participan en la dirección, diseño, desarrollo, implantación y explotación de un sistema informático. Este componente tiene una gran importancia, como lo demuestra la significación que han alcanzado los temas relacionados con la interface de usuario, o el término amigable. El personal informático, según las funciones que realice, se puede clasificar en:

· Director
· Jefe de proyecto
· Técnico de Sistemas
· Administrador de Base de Datos
· Analista funcional u orgánico
· Programador
· Jefe de explotación
· Operador
· Grabador
· etc.

SISTEMAS DE CÓMPUTOS ADMINISTRATIVOS

Constan de diferentes módulos: Clientes y Cuentas por Cobrar y Proveedores y Cuentas por pagar, control de inventarios, nóminas, etc. que le permite mantener toda la información sobre sus clientes y proveedores, así como llevar el control de todas las transacciones que la empresa realice con los mismos.

Manejan su información en múltiples formatos de bases de datos tanto cliente servidor como MS SQL-Server, Interbase , Oracley también en bases de datos desktop como

Access y paradox. Las características de los sistemas es que utilizan mecanismos de transacciones provistas por estos servidores de bases de datos lo cual los hace seguros y confiables en el registro y control de las transacciones.

CONCLUSIÓN

En conclusión tenemos que la contabilidad surgió desde tiempos prehispánicos desde los primeros hombres desde hoy ha venido evolucionando constantemente hasta ahora en nuestro días, también se vio la tecnología de información.

Además durante el desarrollo del tema vimos lo que es tan importante los sistemas de información en una contabilidad y que tan rápido puede ser en esas cuestiones, también se vio lo que son los programas informáticos y los componentes de un sistema informático.

ANEXOS

Contabilidad: Técnicas que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventoseconómicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objetivo de facilitar a los interesados la toma de decisiones en relación con dicha entidad económica.

Estados financieros: Informes cuantitativos sobre la situación financiera y los resultados de las operaciones de los participantes del mercado, que deben ser remitidos periódicamente a la

Superintendencia General de Valores. Incluyen información de activos, pasivos y patrimonio así como de ingresos y gastos.

· El balance general
· El
estado de resultados
· El estado de cambios en la situación financiera
· El estado de flujos de efectivo



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Balance general:El balance es el estadoque refleja la situación del patrimonio de una entidad en un momento determinado. El balance se estructuraa través de tres conceptos patrimoniales, el

Activo, el Pasivo y el Patrimonio Neto, desarrollados cada uno de ellos en grupos de cuentas que representan los diferentes elementos.

Estado de pérdidas o de resultados:El estado de resultado o estado de pérdidas y ganancias es un documento contable que muestra detalladamente y ordenadamente la utilidad o perdida del ejercicio.

La primera parte consiste en analizar todos los elementos que entran en la compra-venta de mercancía hasta determinar la utilidad o pérdida del ejercicio en ventas. Esto quiere decir la diferencia entre el precio de costoy de venta de las mercancías vendidas.

Para determinar la utilidad o pérdida en ventas, es necesario conocer los siguientes resultados

· ventas netas
· compras totales o brutas
· compras netas
· costo de lo vendido

Estado de flujo de efectivo:Aquél que en forma anticipada, muestra las salidas y entradas en efectivo que se darán en una empresa durante un periodo determinado. Tal periodo normalmente se divide en trimestres, meses o semanas, para detectar el monto y duración de los faltantes o sobrantes de efectivo.

Balance comparativo: Se refiere a un documento contable que nos proporciona información sobre los aumentos o disminuciones que han tenido el Activo, el Pasivo y el Capital Contable de operaciones que se efectúan durante un ejercicio.

Para poder saber las modificaciones en que incurrieron el Activo y el Pasivo, así como del aumento o disminución del Capital referente a los movimientos practicados en un ejercicio, es indispensable comparar el Balance que se formula al principio del ejercicio y el Balance que se formula al termino del ejercicio, esto es que si se quiere practicar un balance comparativo durante el ejercicio, el Balance inicial será el que se formula al inicio y el Balance final será el Balance al cual se requiere saber la información.

Capital contable:El Capital Contable tiende a afectarse (aumentar o disminuir) cuando un ente económico se ve afectado en sus cuentas de Activo o Pasivo, así tenemos que las disminuciones de Capital Contable se deben al egreso o pago o cuando se reduce el Capital parcialmente (los socios retiran parte del capital). Por otro lado se aumenta cuando se perciben ingresos o aportaciones adicionales de Capital Contable (los socios aportan más capital a la empresa).

Catálogo de cuentas:contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberían agregarse al sistema.

Egresos: Son costos y gastos de comercializacióny operaciones técnicas, financieras, administrativas, propias de la actividad de seguros privados que realizan entidades de seguro, reaseguro, intermediarios y auxiliares.

Los egresos de cada entidad se realizan de acuerdo a modalidad y especialidad, sujetos a disposiciones legales en vigencia y reglamentos emitidos por la Superintendencia de Pensiones, Valores y Seguros -Intendencia de Seguros.

Ingresos: Entrada de dineroen la empresa procedentes de la venta de bienes o servicios típicos de su explotación.// En sentido amplio se consideran también ingresos, los ingresos financieros y los ingresos accesorios a la explotación o atípicos, ventas, y cualquier cuenta de resultados que de lugar a un cobro o derecho de cobro.

Póliza: Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.

TIPOS DE POLIZAS:

La póliza es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una

Póliza Contable: La póliza es un documento en el que se asientan las operaciones desarrolladas por el municipio y toda la información necesaria para su identificación.

Se elabora una póliza por cada grupo de cuentas.

Los datos contenidos en las pólizas se registrarán en el librodiario, para después ser concentrados en el libro mayor.

Las pólizas contables se pueden clasificar en:

En la póliza de ingresos:se anotan diariamente las operaciones que representan ingresos, es decir, entradas de dinero en efectivo para la empresa.

Los elementos que la póliza de ingresos debe contener son:

· Especificación del tipo de póliza.
· Nombre del ayuntamiento.
· Columnas para el número de cuenta, número de subcuenta y nombre de las cuentas.
· Columnas para el parcial, el debe y el haber.
· Renglón para sumas iguales.
· Espacio para anotar el concepto.
· Espacios para anotar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.
· Espacio para señalar la fecha y número de póliza.

Para elaborar este tipo de pólizas se deben tomar en cuenta todos los documentos que comprueben los ingresos del municipio; asimismo, se deben anotar las claves numéricas correspondientes al catálogo de cuentas.

La póliza de egresos: sirve para anotar las operaciones que impliquen egresos o salidas de dinero en efectivo para la empresa.

Los elementos de la póliza de egresos son:

. Especificación del tipo de póliza que se elabora.
· Nombre del ayuntamiento.
· Copia(s) del
cheque(s) expedido(s) o recibos, notas, etc.
· Columna para el número de cuenta.
· Columnas para el parcial, el debe y el haber.
· Renglón para sumas iguales.
· Espacios para señalar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.
· Espacios para la fecha y el número de póliza.

La póliza de egresos se elabora cada vez que se expida un cheque o haya salida de dinero en efectivo (una póliza por cada gasto realizado). Debe contener los datos de la aplicación contable de acuerdo a las claves del catálogo de cuentas.

La póliza de diario sirve para anotar las operaciones que realiza el municipio y que implican entradas o salidas de dinero en efectivo.

Los elementos que Especificación del tipo de póliza que se elabora.

· Nombre del ayuntamiento.
· Columnas para el número de cuenta, subcuenta y nombre.
· Columnas para el parcial, el debe y el haber.
· Renglón para sumas iguales.
· Espacios para anotar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.
· Espacios para señalar la fecha y número de póliza.

La póliza de diario se elabora para anotar operaciones tales como: pago de un pasivo a otro, adquisiciones a crédito, cobro de documentos descontados, etcétera.

Libro de Registro de Pólizas: El libro de registro sirve para establecer un control y llevar un buen manejo de las pólizas. Se utiliza un libro de registro por cada tipo de póliza. En ellos se anotan en forma progresiva y cronológica cada una de las pólizas.

Libro Mayor: En este libro se concentran los movimientos mensuales de las cuentas afectadas en los registros de pólizas de ingresos, de egresos y de diario. El libro mayor agrupa todas las cuentas con el fin de que la información contable se recopile con mayor detalle que el que aparece en los estados financieros. El libro mayor también se utiliza como medio de reclasificar y resumir por cuentas la información detallada cronológicamente en el libro diario.